Załóżmy, że mamy naprawdę ciekawy temat i chcielibyśmy przedstawić go innym. Niezależnie od tego czego dotyczy, możemy o tym po prostu opowiedzieć na spotkaniu, kolegium, konferencji on-line czy w rozmowie telefonicznej albo przesłać mailem linki do stron internetowych poświęconych konkretnemu zagadnieniu. Nie możemy natomiast… mieć pewności, że odbiorca naszej wiadomości będzie równie mocno zaangażowany i zapamięta wszystkie ważne kwestie – tak, jak byśmy tego chcieli.
Punkt mocy czyli PowerPoint w praktyce
Nie od dziś wiadomo, że nadmiar lub niedomiar słów, monotonny/niejasny sposób mówienia czy ściana tekstu w notatkach bądź na stronie internetowej zabijają koncentrację. Każdy kto choć raz walczył z sennością kiedy szef przedstawiał suche dane z kolejnego raportu, wie o czym mowa. Abyśmy nie stali się bohaterem podobnych sytuacji, z pomocą przychodzi nam pozornie banalne, choć coraz częściej doceniane w biznesie narzędzie – prezentacja w programie PowerPoint.
Dlaczego pozornie banalne? Bo chyba każdy, kto miał do czynienia z komputerem, zna ten program z pakietu Office. Jego obsługa nie stanowi większego problemu. Podstawowe funkcje możemy poznać (i nauczyć się z nich korzystać) w pół godziny. Tajemnicą jest natomiast fakt, że pierwszą myślą wielu użytkowników, po uruchomieniu programu jest pytanie: „Od czego by tu zacząć?” Dziś, starając się jak najpełniej odpowiedzieć na tę zagwozdkę, „od zera” opiszemy jak powinna wyglądać poprawna prezentacja programu PowerPoint.
Najważniejsze zasady budowania prezentacji w PowerPoint.
Aby prezentacja wyglądała profesjonalnie, nie musimy spędzać nad nią kilkunastu godzin. Oczywiście, im bardziej „dopieszczona” w szczegółach, tym lepiej. Na początek jednak wystarczy poznać kilka prostych, acz umykających uwadze użytkowników zasad. Oto one:
- Powiedz kim jesteś. Jeżeli tworzysz prezentację dla firmy, zapewne większość osób wie z kim ma do czynienia. Inaczej jest, gdy prezentacja zostanie pokazana także poza gronem znanych sobie osób. Wówczas pierwszy slajd z imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem jakie zajmujemy w firmie będzie naszą wizytówką dla wszystkich pozostałych. Gdy zebrani na Salu lub wideo konferencji zapamiętają imie i nazwisko autora prezentacji, wpłynie to także na atmosferę dyskusji po zakończeniu prezentacji oraz ewentualny późniejszy kontakt.
- Minimalizm jest w cenie! Jeśli prezentacja dotyczy materiału, który jest obszerny i wielowątkowy, warto wybrać i podkreślić jego najważniejsze punkty, które możemy dopełnić komentarzem. Duże ilości tekstu wpływają negatywnie nie tylko na czytelność i estetykę ale też odbiór prezentacji.
- Jak napiszesz – tak Cię widzą. W sieci roi się od krojów czcionek nawiązujących do różnych stylów. Same w sobie są bardzo ciekawe, jednak w prezentacji biznesowej, (zwłaszcza jeśli dotyczy rozwoju firmy a nie np. książki dla dzieci) lepiej będzie wyglądać coś klasycznego. Ponadto, wybierając bezpieczne, uniwersalne liternictwo bez ozdobników, unikniemy problemu brakujących czcionek, gdy z jakiegoś powodu będziemy zmuszeni uruchomić naszą prezentację na innym komputerze (bez zainstalowanych wymyślnych fontów). Im prostsza czcionka – tym lepsza.
- Nieprawda, że rozmiar nie ma znaczenia! To co jest wystarczająco czytelne dla nas na ekranie komputera który stoi nieopodal twarzy, może być problemem dla osób np. z wadą wzroku lub tych, które usiądą w ostatnim rzędzie na Sali konferencyjnej. Miejmy to na uwadze, dobierając wielkość liter. Nie nadużywajmy WIELKICH LITER. Starajmy się traktować je raczej jako wyróżnik w tytule slajdu.
- Postaw na kolor, ale bez przesady. Szaro-bura prezentacja nie zapadnie na długo w pamięć, dlatego nie bójmy się sięgać po kolory. Powinny być one dostosowane do tych zawartych w logo firmy oraz do tematu (każdy kolor ma swoje właściwości i oddziaływanie na człowieka w inny sposób). Jeśli będą wyraziste, z pewnością przykują uwagę wszystkich zebranych. Uważajmy natomiast z kolorami które mogą rozpraszać uwagę czyli wszelkimi odmianami barw neonowych, niemalże fosforyzujących.
- Infografika nie gryzie! Kiedy prezentujemy dane z raportu, spróbujmy zobrazować najważniejsze z nich za pomocą wykresów. To zaledwie chwila, a efekt będzie o wiele ciekawszy. Suche fakty ciężko zapamiętać. Kiedy będą poparte grafiką, mózg łatwiej je skojarzy. Zadbaj jednak, by wszystkie grafiki były jak najlepszej jakości i nawiązywały do siebie stylem.
- Co za dużo to nie zdrowo. Atrakcyjność prezentacji w żadnym wypadku nie wynika z ilości bodźców, które w niej zawrzemy. Zanim uznamy, że koniecznie chcemy dołączyć do prezentacji muzykę, animowane gify lub inne „ubarwiacze”, zastanówmy się czy nie odwrócą one uwagi od meritum. Prezentacja powinna zaciekawiać lecz być utrzymaną w jednym stylu. Spójność to połowa sukcesu. Nie bez powodu w wielu dziedzinach życia powtarza się zasadę: „Less is more”.
- Dynamika – robisz to dobrze! Jeśli tworzymy prezentację na konferencję czy wykład, gdzie gremium będzie większe, warto zastanowić się nad urozmaiceniem statycznej, mówionej części, elementami dynamicznymi. Może to być krótki film nawiązujący do tematu, który potem będzie dodatkowym powodem do dyskusji. Można również aktywizować osoby zebrane przed komputerem czy na sali, pytając co sądzą na dany temat? Krótka interakcja z odbiorcą polegająca na zadaniu pytania czy prośbie o zrobienie czegoś nieskomplikowanego zadziała jak głęboki oddech i sprawi, że słuchaczom łatwiej będzie skupić się na kolejnych zagadnieniach.
- Zostań w kontakcie. Tak jak na końcu filmu wyświetlane są plansze końcowe z obsadą i obsługą planu, tak na końcu prezentacji powinien znaleźć się slajd z danymi kontaktowymi do osoby, która ją przeprowadziła i w razie potrzeby może służyć pomocą. To ważne, by móc odpowiedzieć na pytania, które zrodzą się później niż w kilkanaście minut po zakończeniu prezentacji. Być może będą one dla nas świetną informacją zwrotną lub wnioskami, jakie można będzie wcielić w życie. Choć to niewielka rzecz – lepiej jej nie pomijać.
Wszystko co zostało wcześniej napisane jest ważne i z pewnością sprawi, że każda kolejna prezentacja będzie lepsza. Mimo to, trzeba pamiętać, że najważniejszym elementem dobrej prezentacji w PowerPoint jest świadomość tego co, komu i w jaki sposób chcemy przekazać. Jeżeli tekst na slajdach będzie świetnie zredagowany i rozplanowany, a prowadzący nie będzie umiał odnaleźć się w temacie lub będzie jedynie czytał to, co zostało wyświetlone, wówczas niewiele będzie można zrobić, by zainteresować zebranych. Dlatego to co widać na slajdach, powinno być także w głowie prelegenta.
Na koniec być może błaha dla niektórych, lecz istotna rada: Sprawdzajmy sprzęt na którym będziemy prezentować nasz materiał. Nie ma znaczenia czy jest to nasz własny komputer czy zastany na miejscu rzutnik. Złośliwość rzeczy martwych zaskakuje w najmniej odpowiednim momencie. Warto mieć pewność, że prezentacja uruchomi się zgodnie z oczekiwaniami, dlatego przetestujmy to na kilkanaście minut przed godziną zero. Gdyby cokolwiek okazało się być nie tak jak powinno, powinniśmy mieć chwilę by spróbować temu zaradzić. Na wszelki wypadek dobrze jest zapisać prezentację na kilku nośnikach lub wysłać na maila. Przezorny zawsze ubezpieczony!
Powodzenia!
Internauci znajdują ten artykuł wpisując:
- prezentacja multimedialna powerpoint
- zlecę prezentację power point
- prezentacje jak stworzyć
- jak zrobić fajną prezentacje ppt
- prezentacja power point firma